Identification du poste 

Résumé du poste : La·Le Responsable Administratif et Financier

La·Le Responsable Administratif et Financier sera responsable de superviser la gestion financière, comptable, fiscale et administrative de l'organisation, tout en garantissant la conformité, l'efficacité opérationnelle et le pilotage stratégique des ressources pour soutenir les objectifs globaux de la Fondation.

A PROPOS DE LA BLUEMIND FOUNDATION

Avec l’ambition de faire de la santé mentale un enjeu social, sociétal, culturel et politique, la Bluemind Foundation se donne pour mission de déstigmatiser la santé mentale et de rendre accessible le soin pour tous⋅tes.

Nous nous engageons pour et aux côtés des personnes malades au travers de nos différents programmes et projets. Nous sensibilisons au sujet de la santé mentale, nous accompagnons les initiatives impactantes en santé mentale tout en assurant la défense des droits des personnes malades.

La Bluemind Foundation participe activement au travers de ses actions à redonner de l’espoir à des personnes en proie à des troubles de la santé mentale. Un combat qui concerne aujourd’hui plus de 110 millions de personnes en Afrique.

Nous rejoindre c'est permettre à ces vies de trouver des solutions aux problèmes qui sont les leurs, c’est contribuer à donner plus de visibilité aux questions liées à la santé mentale, c’est permettre la formation de personnel qualifié pour la prise en charge des cas, c’est permettre à des millions de personnes de guérir.

MISSION

Bras droit du Directeur Financier dont il/elle est l’adjoint.e, sous la hiérarchie de la Présidente

et en lien étroit avec le Comité d’Audit de la Fondation, faire le lien avec les autres départements sur diverses missions transverses : Structurer le département Finance, Comptabilité, Suivi de la trésorerie, Préparation et suivi des budgets, Assistance à la recherche de financements bailleurs et suivi des reportings bailleurs.

-       Contribuer à la définition de la stratégie, en lien avec la présidente et le Comité de Direction  et supervision de gestion administrative et financière de la Fondation (identification et choix des outils & prestataires; organisation cible et supervision de la fonction finance et admin, dont suivi de la trésorerie);

-       Coordination et supervision du processus budgétaire annuel de la Fondation ;

-       Responsable du suivi et reporting financier sur les appels/demandes à financements et reporting financier

-       Coordination des audits internes et externes

RESPONSABILITÉS

Missions comptables :

·      Structurer la collecte des justificatifs pour les dépenses de la Fondation

·      Faire le lien avec les prestataires externes pour un déroulement optimal de leurs missions : notamment Expert-comptable, Commissaire aux Comptes

·      S’assurer de l’exhaustivité des pièces comptables à enregistrer

·      S’assurer de la bonne imputation comptable des transactions (comptabilité générale et analytique)

·      Vérifier des notes de frais (exhaustivité des justificatifs, validation correcte)

·      Préparer un dossier de clôture annuel très documenté pour les travaux d’audit et pour justification des comptes auprès des bailleurs et du Conseil d’adaministration

·      Rapprochements fréquents entre le réalisé comptable et le budget

·      Analyse et justification des comptes de tiers

·      Rapprochements bancaires

·      Préparer les campagnes de paiement (2 fois par mois et selon les urgences ou projets)

·      Préparation d’un arrêté de comptes trimestriel (et selon les urgences ou projets)

·      Préparation et rédaction du rapport financier annuel (bilan, compte de résultat et annexes)

Gestion de la Trésorerie:

·      Établissement d’une procédure de règlements incluant les niveaux d’approbation, les signataires par seuils, les validations préalables à tout règlement

·      Suivi administratif des comptes bancaires de la Fondation et des autres moyens de paiement (Wallet électronique ou autres)

·      Etablissement de prévisions de trésorerie à court et moyen terme

·      Négociation de lignes de découverts avec nos banques partenaires, le cas échéant

Contrôle de gestion

·      Préparation du budget annuel de la fondation (par projet et consolidé)

·      Rapprochements périodiques entre les dépenses réalisées et le budget

·      Analyses adhoc demandées par certains bailleurs, le cas échéant

Recherche de financement

·      Participer au développement de l’association via des réponses à appels à projets mais aussi à la diversification des sources de financement (don, mécénat,…).

·      Appuyer l’quipe partenariat dans la rédaction des demandes de financement, notamment sur le volet budgétaire

·      Elaborer et coordonner les réponses à des appels à projets et en assurer la

gestion des bilans

·      Gérer et suivre des conventions de financements

Support RH

·      Veiller à la conformité de l'association par rapport aux obligations juridiques, comptables, sociales, fiscales :

·      Être responsable de la gestion administrative du personnel (paie, suivi temps de travail, etc.) et des contrats sociaux (mutuelle, prévoyance, accords, notes de services, charte télétravail)

·      Assurer la gestion comptable du personnel et prestataires (paie, charges sociales, déclarations).

Management

·      Définir annuellement les objectifs du pôle et les mettre en oeuvre

·      Superviser, accompagner et soutenir la montée en compétences de l'équipe

 (1 à 2 personnes)

·      Assurer l'animation de la production continue des outils, process internes et

tableaux de bords en garantissant un climat de travail positif.

Support stratégique :
Conseil auprès de la CoDir et de la Présidence.

Travaux divers :

·      Etablir des rapprochements périodiques entre la comptabilité et la paie (livre de paie,

déclarations sociales)

·      Rapprochements périodiques des transactions intragroupe, si applicable

·      Gestion des immobilisations (incorporelles/corporelles)

·      Préparation des refacturations entre bureaux locaux

·      Participation à des projets Groupe

·      Coordonner et participer activement aux moyens généraux en assurant un service de qualité (négociation des contrats avec les prestataires, etc)

·      Personne référente dans les relations juridiques / fiscales (assurance, avocat...)

·      Superviser la partie logistique, la sécurité des bureaux, les assurances et maintenance, et l’optimisation des achats, en s’appuyant sur un cadre dédié.

·      Contribuer à des projets transversaux avec une vision globale.

Projets et amélioration continue :

·      Accompagner les équipes projet sur l’amélioration des process existants, afin de fiabiliser l’information financière et éviter tout risque de fraude

·      Rédactions de procédures simples et fonctionnelles

Environnement de travail :  

Profil